Problematiku používání služebních aut pro jiné než podnikatelské účely řeší Zákon o daních z příjmů v paragrafu 6, odstavci 6. V něm najdeme následující základní pravidlo: Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně motorové vozidlo k používání pro služební i soukromé účely, tak se považuje za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % vstupní ceny vozidla za každý kalendářní měsíc.

Z toho vyplývá jednoznačné pravidlo: Čím dražší auto poskytnete pro soukromé účely, tím více odvedete státu prostřednictvím daní a odvodů. Jenom pro připomenutí. Vstupní cenou vozidla je částka, za kterou bylo vozidlo pořízeno. Zákon o daních z příjmů tudíž nebere v potaz časovou cenu vozidla zohledňující opotřebení, ale bohužel pro zaměstnance i firmu zmiňovanou cenu vstupní. Ta nemá žádný limit a kupříkladu limuzína za 2,5 miliónu bude navyšovat příjem zaměstnance o 25 tisíc korun měsíčně bez ohledu na dobu, po kterou je ve firmě používána.

Poskytnout vozidlo k soukromým účelům můžete i u pronajatých vozidel

Jak se postupuje u vozidel, které má zaměstnavatel v pronájmu a poskytne je zaměstnanci k soukromým účelům? V tomto případě se vychází ze vstupní ceny vozidla u původního vlastníka. To platí i v případě, že následně dojde ke koupi vozidla. V nejvyšším managementu není vyloučeno, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci bezplatně v průběhu kalendářního měsíce postupně za sebou více motorových vozidel k používání pro služební i soukromé účely. Tato řekněme nepříliš častá varianta je daňově šetrnější, neboť se za nepeněžní příjem považuje jedno procento ze vstupní ceny u nejdražšího automobilu používaného k soukromým účelům.

Výše uvedené pravidlo týkající se nepeněžního příjmu si demonstrujme na příkladu:

Zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci pro služební i soukromé účely osobní automobil, který pořídil za 500 000 Kč (včetně daně z přidané hodnoty). Jak se bude postupovat na straně zaměstnance při zúčtování mzdy?

Jestliže se dohodne zaměstnavatel se zaměstnancem na bezúplatném poskytnutí motorového vozidla k používání pro služební i soukromé účely, tak bude nepeněžním příjmem zaměstnance částka 5 000 Kč. Tato částka zvýší hrubou mzdu zaměstnance pro účely výpočtu měsíční zálohy a současně vstoupí i do vyměřovacího základu pro sociální a zdravotní pojištění.

Pohonné hmoty k soukromým jízdám do nákladů nedáte, odpisy již ano

Přestože je v daném případě vozidlo zčásti používáno i k účelům, které nesouvisejí s podnikatelskou činností zaměstnavatele, tak zákon již neukládá povinnost krátit odpisy ani další jiné, nejčastěji provozní výdaje. Výjimkou jsou pohonné hmoty. Zaměstnavatelům lze doporučit, aby si pohonné hmoty hradil zaměstnanec sám. Pokud by je hradil v celé výši zaměstnavatel, tak je jeho povinností výdaje související se soukromými jízdami vyloučit z daňově uznatelných nákladů. To tedy znamená, že veškeré ostatní výdaje (pojištění, prohlídky, olej atd.) může zaměstnavatel ponechat ve svých zdanitelných výdajích v plné výši.

A co DPH? Poskytnutí vozidla zaměstnanci pro služební i soukromé účely není z hlediska DPH považováno za zdanitelné plnění a žádné daňové povinnosti na straně zaměstnavatele nevznikají. Nyní jsme ovšem od dubna 2009 v situaci, kdy na všechny osobní vozy mají plátci DPH možnost odpočtu DPH. Dříve to bylo pouze na vozidla kategorie N1. V tomto případě se bohužel jedná o zdanitelné plnění – automobil je poskytován pro účely nesouvisející s uskutečňováním ekonomických činností plátce, a tudíž je zaměstnavatel povinen z hodnoty tohoto plnění odvést daň na výstupu.

Sami si jistě dokážete vybavit tu pracnost pro finanční účtárnu, když bude muset každý měsíc z knihy jízd zjišťovat podíl soukromých a služebních kilometrů a na jejich základě vystavovat daňový doklad o použití. Ten vyrovná právě povinnosti vůči státu z titulu DPH a daň účtárna následně odvede. Zjednodušeně řečeno budete státu každý měsíc vracet část DPH na vstupu, kterou jste si odečetli při pořízení vozu.